faviconConfier le pouvoir à quelqu’un. Transférer ses propres compétences de décision et de responsabilité. Utiliser efficacement le temps, les compétences, les aptitudes et le potentiel des collaborateurs.

 

Voir aussi « Diriger »

carre-570-029En termes de comportement, cette compétence peut être facilement développée : vous devez savoir sur quels éléments vous devez vous concentrer pour déléguer des tâches de manière claire et efficace. En bref, on peut dire que pour s’entraîner à déléguer, il faut tout simplement commencer à déléguer des tâches :

  • Identifiez quelles sont parmi vos tâches celles que vous pouvez déléguer (ex: intégration de nouveaux collaborateurs, réalisation de plannings, représentation au sein de groupes de travail ou de réunions, contrôle du budget…)
  • Choisissez ensuite lequel de vos collaborateurs pourrait assumer la tâche en question en tenant compte de leur motivation et de leurs capacités. Vous devrez donc choisir un collaborateur qui remplit ses tâches habituelles à votre entière satisfaction et qui souhaite relever de nouveaux défis
  • Pensez enfin à la manière dont vous allez transférer la tâche en question (y compris la compétence en matière de décision et la responsabilité du résultat direct), sur base de quelles instructions et explications ?

Le fait de ne pas déléguer « suffisamment » est souvent lié à un manque de confiance en l’autre. Cette confiance est une composante fondamentale qui est liée à la personnalité de chacun. Elle pourra donc être plus difficile à développer que les aspects purement techniques de la délégation. L’instauration de la confiance est un processus dont le développement est plus lent et progressif.

Il est fondamental que l’entreprise possède une culture et une structure permettant de déléguer des tâches. Dans les entreprises où la prise de décision est réservée aux échelons les plus élevés de la hiérarchie et au sein desquelles la communication est peu ouverte, il sera très difficile de déléguer.

Activités de développement possibles dans l’exercice de la fonction

Identifiez le résultat que vous attendez du collaborateur et tentez de le décrire aussi précisément que possible. Laissez-lui par contre la liberté de décider de la méthode qu’il-elle va utiliser pour atteindre ce résultat final.

Vérifiez si vos collaborateurs disposent des moyens suffisants pour exécuter les tâches déléguées. Donnez-leur par exemple l’infrastructure ou le matériel requis pour qu’ils puissent effectuer leur tâche de manière convenable. Après l’exécution de la tâche, demandez à votre collaborateur de vous indiquer les problèmes auxquels il (elle) a été confronté(e). Examinez sur quels points vous pourrez lui donner des conseils ou lui apporter de l’aide la prochaine fois.

Lorsque vous déléguez une tâche, mentionnez toujours que vous êtes prêt(e) à apporter de l’aide en cas de besoin et formalisez les moments où vous pourrez examiner l’avancement du projet et voir sur quels points le collaborateur pourrait avoir besoin d’aide. Vos collaborateurs n’oseront pas toujours vous dire qu’ils ne se sentent pas capables de mener à bien la tâche. Tentez donc de cerner l’aide dont ils pensent avoir besoin.

Exercices pratiques

Croyez en l’autre et tentez de relativiser liés au fait de déléguer. Ne vous attendez pas à un résultat parfait du premier coup, car nous avons tous besoin d’une période d’apprentissage. Le temps favorise les progrès et la motivation du collaborateur et vous aurez plus de temps pour vous occuper de tâches plus importantes.

Dressez une liste des tâches et responsabilités que vous pourriez déléguer et pensez, pour chacune, à la personne la plus adéquate pour l’assumer. Au passage, dressez également une liste de vos collaborateurs avec leurs compétences et leurs motivations. Vous identifierez ainsi plus facilement quels sont les collaborateurs dont vous n’exploitez pas pleinement les capacités et qui disposent d’un potentiel intéressant, et quels sont ceux qui ont des motivations insatisfaites.

Prenez l’habitude de discuter du résultat final avec le collaborateur concerné même lorsque la mission a été entièrement menée à bien. Montrez dans ce cas votre satisfaction et déléguez ensuite des tâches d’un niveau supérieur.

Lorsque vous déléguez une tâche ou une responsabilité à un collaborateur, prenez l’habitude de vérifier ses capacités et de lui demander s’il-elle a envie d’assumer la tâche ou la responsabilité, comment il-elle envisage de le faire et de quelle aide il-elle peut avoir besoin. Vos subordonnés n’oseront pas toujours vous dire qu’ils ne se sentent pas capables ou qu’ils n’osent pas entreprendre telle ou telle tâche ou mission. Il est dès lors important de leur demander clairement s’ils se sentent capables de l’assumer. N’oubliez pas que notre évaluation du degré de difficulté d’une tâche diffère. Telle chose qui vous paraît simple peut être perçue comme très difficile par une autre personne ou vice versa.

Faites une liste de priorités : listez la totalité de vos tâches et indiquez leur degré d’importance. Pour chaque tâche, indiquez également s’il est impératif de la faire vous-même. Vous pouvez déléguer les tâches moins importantes, surtout si vous remarquez que certaines vous empêchent d’en accomplir d’autres, plus importantes comme vous le voudriez.

Faites attention à ne pas contrôler outre mesure vos collaborateurs. Déléguer implique que vous cédiez non seulement la tâche mais également la décision nécessaire et la responsabilité du résultat. Laissez donc votre collaborateur décider de la manière dont il -elle va mener à bien la tâche et discutez ensemble du résultat.

Ne vous posez pas seulement la question de savoir si la personne peut ou veut effectuer la tâche mais tentez également de déterminer si la mission convient à sa position. En effet, mieux vaut éviter d’entraîner une confusion des rôles ou de susciter de l’opposition en raison des réactions de votre entourage.