Veiller au déroulement conforme dans le temps des processus et des tâches.
Cette compétence est facile à développer. L’application de méthodes de suivi et de feedback est une compétence technique relativement aisée à acquérir. Elle demande néanmoins l’autodiscipline nécessaire à l’utilisation rigoureuse et cohérente de toute méthode. Vous pouvez également progresser sur cette compétences par des formatons (de type gestion de projet par exemple).
Le « suivi de la progression » est étroitement lié à la dimension « Planifier & organiser ». Il est dès lors utile de consulter les conseils de développement de cette compétence.
Activités de développement possibles dans l’exercice de la fonction
Ne perdez pas de vue les dates auxquelles un rapport doit vous être soumis. Notez les dans votre agenda et réagissez lorsqu’un rapport vous parvient avec du retard.
Définissez parmi vos tâches/activités, celles qui doivent faire l’objet d’un suivi régulier de progression. Définissez ensuite pour chacune, les moments où vous devez contrôler l’avancement. Indiquez pour chaque tâche/activité le moment et le contenu du contrôle (ce que vous contrôlez et comment vous le faites) et agissez en conséquence.
Fixez toujours le premier entretien de suivi. Vérifiez que la date proposée convient à tout le monde. Ecrivez immédiatement cette date dans votre agenda et respectez-la.
Fixez des directives claires pour chaque projet : fixez un délai, définissez des points intermédiaires de progression, décidez de la forme du compte rendu, faites en sorte d’être suffisamment disponible et joignable pour le cas où l’on voudrait vous consulter à un moment non prévu.
Décrivez en détail le processus et les activités dont vous avez la charge. Suivez ensuite la procédure ci-dessous :
- Divisez le processus de travail en un certain nombre d’étapes indépendantes. Chaque étape doit représenter un point crucial constituant une étape à franchir pour pouvoir accéder au point suivant.
- Définissez les critères auxquels le processus de travail doit satisfaire a minima, avant de passer à l’étape suivante.
- Mettez au point un « instrument » (liste de contrôle, questionnaire, …) décrivant les différents critères que vous avez définis et vous permettant de contrôler la présence ou l’absence d’un élément.
- Ce n’est que si tous les critères remplissent les normes minimales que vous pouvez passer à l’étape suivante.
- Vérifiez si après l’achèvement de toutes les étapes, le résultat final correspond bien à l’objectif initial.
Prenez l’habitude de fixer tout de suite, pour chaque tâche que vous déléguez, quand celle-ci doit être terminée, comment et quand le feedback aura lieu. Demandez aussi à la personne concernée de vous signaler toute apparition de problèmes, à tout moment. Notez un rappel dans votre agenda avant la date finale fixée.
Consulter votre agenda doit devenir la première et la dernière tâche de votre journée de travail.
Exercices pratiques
Notez toutes les tâches que vous avez déléguées et pour chacune ce qui a été convenu.
Fixez pour chaque tâche/mission la manière dont vous allez effectuer le suivi. Expliquez aux personnes concernées ce que vous attendez en matière de feed-back.
Travaillez avec un agenda et fixez au départ les moments où vous allez faire le suivi d’une tâche donnée.
A la fin de chaque journée, gardez 15 minutes pour faire la liste des tâches pour lesquelles vous devez vous-même informer d’autres personnes et des tâches sur lesquelles vous voulez un compte rendu. Commencez la journée du lendemain par l’envoi des messages en question à tous les intéressés. Faites-en une nouvelle habitude, notez ces deux moments sur votre agenda, surtout si vous devez en reporter un en raison d’une réunion, par exemple.
Demandez régulièrement comment évolue le projet, si des problèmes sont attendus ou si de nouvelles décisions doivent être prises… Prenez soin de ne pas agir comme un « contrôleur ».