L’épuisement au travail est sans doute considéré comme le mal professionnel de notre siècle. Les cas de burn-out sont de plus en plus nombreux, et tout manager peut aujourd’hui être confronté à cette difficulté à gérer une surcharge de travail. S’il est difficile de se remettre d’un burn-out, des moyens permettent de l’éviter, notamment le fait de déléguer une partie de son travail aux personnes qui disposent de compétences pouvant vous aider.
L’incontournable contre le burn-out : déléguer ses tâches
En termes de comportement, cette compétence peut être facilement développée : vous devez savoir sur quels éléments vous devez-vous concentrer pour déléguer des tâches de manière claire et efficace. En bref, on peut dire que pour s’entraîner à déléguer, il faut tout simplement commencer à déléguer des tâches :
– Toutes les responsabilités ne peuvent évidemment pas être déléguées. Il faut donc commencer par identifier quelles sont parmi vos tâches celles que vous pouvez déléguer (ex: intégration de nouveaux collaborateurs, réalisation de plannings, représentation au sein de groupes de travail ou de réunions, contrôle du budget, …).
– Dans un deuxième temps, un choix doit être fait pour définir lequel de vos collaborateurs pourrait assumer la tâche en question en tenant compte de leur motivation et de leurs capacités. Il s’agit de choisir un collaborateur qui remplit correctement ses tâches habituelles et qui souhaite relever de nouveaux défis.
– Enfin, le collaborateur à qui est confiée la nouvelle tâche doit être accompagné. Pour cela, il va falloir définir la manière dont vous allez transférer la tâche en question (y compris la compétence en matière de décision et la responsabilité du résultat direct), sur la base de quelles instructions et explications ?
Le fait de ne pas déléguer « suffisamment » est souvent lié à un manque de confiance en l’autre. Cette confiance est une composante fondamentale qui est liée à la personnalité de chacun. Elle pourra donc être plus difficile à développer que les aspects purement techniques de la délégation. L’instauration de la confiance est un processus dont le développement est plus lent et progressif.
Il est fondamental que l’entreprise possède une culture et une structure permettant de déléguer des tâches. Dans les entreprises où la prise de décision est réservée aux échelons les plus élevés de la hiérarchie et au sein desquelles la communication est peu ouverte, il sera plus difficile de déléguer.
Quelques conseils pour déléguer plus facilement et éviter le burn-out:
– Le résultat attendu de la part du collaborateur doit être identifiable et décrit aussi précisément que possible. Il doit cependant avoir la liberté de décider de la méthode qu’il va utiliser pour atteindre ce résultat final.
– Les collaborateurs doivent disposer des moyens suffisants pour exécuter les tâches déléguées. Ils doivent avoir à disposition par exemple l’infrastructure ou le matériel requis pour qu’ils puissent effectuer leur tâche de manière convenable. Après l’exécution de la tâche, le collaborateur doit pouvoir indiquer les problèmes auxquels il (elle) a été confronté(e). Le manager examine ensuite sur quels points il pourra lui donner des conseils ou lui apporter de l’aide la prochaine fois.
– Lorsqu’une tâche est déléguée, le manager doit toujours être prêt(e) à apporter de l’aide en cas de besoin et formaliser les moments où il pourra examiner l’avancement du projet et voir sur quels points le collaborateur pourrait avoir besoin d’aide. Les collaborateurs n’oseront pas toujours dire qu’ils ne se sentent pas capables de mener à bien la tâche. Toute la difficulté est donc de cerner l’aide dont ils pensent avoir besoin.
Déléguer, en pratique :
Pour déléguer, il est indispensable de croire en l’autre et de relativiser les craintes liées au fait de confier une partie de son activité. Il ne faut pas s’attendre à un résultat parfait du premier coup, car nous avons tous besoin d’une période d’apprentissage. Le temps favorise les progrès et la motivation du collaborateur, ainsi le manager dispose de plus de temps pour s’occuper de tâches plus importantes.
Une liste des tâches et responsabilités que vous pourriez déléguer peut-être dans un premier temps réalisée avec, pour chacune, la personne la plus adéquate pour l’assumer. Au passage, ce sera une bonne occasion de faire également une liste de vos collaborateurs avec leurs compétences et leurs motivations. Ce travail permet d’identifier ainsi plus facilement quels sont les collaborateurs dont vous n’exploitez pas pleinement les capacités et qui disposent d’un potentiel intéressant, et quels sont ceux qui ont des motivations insatisfaites.
Discuter du résultat final avec le collaborateur concerné même lorsque la mission a été entièrement menée à bien est une bonne habitude à prendre. Le manager ne doit pas hésiter dans ce cas à affirmer sa satisfaction et déléguer ensuite des tâches d’un niveau supérieur.
Accompagner la délégation
Lorsque l’on délègue une tâche ou une responsabilité à un collaborateur, on doit prendre l’habitude de vérifier ses capacités et de lui demander s’il (elle) a envie d’assumer la tâche ou la responsabilité, comment il (elle) envisage de le faire et de quelle aide il/elle peut avoir besoin. Les collaborateurs n’oseront pas toujours dire qu’ils ne se sentent pas capables ou qu’ils n’osent pas entreprendre telle ou telle tâche ou mission. Il est dès lors important de leur demander clairement s’ils se sentent capables de l’assumer. N’oublions pas que notre évaluation du degré de difficulté d’une tâche diffère. Telle chose qui paraît simple peut être perçue comme très difficile par une autre personne ou vice versa.
Pour savoir quoi déléguer, le manager peut également établir une liste de priorités en listant la totalité des tâches et en indiquant leur degré d’importance. Cela permettra de voir notamment pour chacune des tâches, celles qu’il est impératif de faire soi-même. Les tâches les moins importantes peuvent être déléguer en priorité surtout celles qui vous empêchent d’en accomplir d’autres, plus importantes comme vous le voudriez.
Organiser le suivi
Quand on confie une action à un collaborateur, il faut faire attention à ne pas contrôler outre mesure ce dernier. Déléguer implique de céder non seulement la tâche mais également la décision nécessaire et la responsabilité du résultat. Le collaborateur doit décider de la manière dont il (elle) va mener à bien la tâche et discutez ensuite avec son N+1du résultat.
Pour éviter toute source de conflit ou perte de repère, déléguer demande de ne pas seulement se poser la question de savoir si la personne peut ou veut effectuer la tâche mais également de déterminer si la mission convient à sa position. En effet, mieux vaut éviter d’entraîner une confusion des rôles ou de susciter de l’opposition en raison des réactions de l’entourage.
Alors, êtes-vous prêt à préparer votre liste ou préférez-vous déléguer cette action ?
En savoir plus sur le burn-out : https://fr.wikipedia.org/wiki/Syndrome_d%27%C3%A9puisement_professionnel
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